A atribuição dos abonos de ajudas de custo e de quilómetros

10 10 2007

A matéria da atribuição, por parte das entidades patronais aos seus trabalhadores, dos abonos de “ajudas de custo” e “de compensação por deslocações ao serviço da empresa em viatura própria do trabalhador”, vulgo “quilómetros”, pelas incidências fiscais que encerra, têm sido historicamente objecto de particular atenção por parte da Administração Fiscal nas acções inspectivas por si desencadeadas.

Actualmente, maior importância reveste esta matéria na vida das empresas porquanto, as alterações introduzidas no Código do IRS (CIRS) pelo Orçamento de Estado para 2007, prevêem que as empresas sejam “solidariamente” responsáveis pelo imposto em falta que eventualmente venha a ser considerado devido pela Administração Fiscal, quando não tenham registado nem comunicado ao beneficiário o imposto devido.

No contexto, ao longo deste artigo pretende-se identificar a moldura legal que enquadra a problemática, abordando os principais aspectos fiscais associados à atribuição destes abonos.

Enquadramento conceptual

Consideram-se ajudas de custo as compensações fixas atribuídas a empregados da empresa para despesas de deslocações ao serviço desta (podendo incluir uma ou mais estadias diárias completas, ou incompletas: só dormida, só refeição), não podendo, para os mesmos períodos, ser pagas pela empresa as respectivas despesas de deslocação contra apresentação de um documento titulado em nome desta (factura ou documento equivalente).

A compensação por deslocações ao serviço da empresa em viatura própria reveste natureza idêntica à das ajudas de custo tendo como elemento diferenciador o facto de apenas visar compensar o trabalhador (através da atribuição de um montante fixo por quilómetro percorrido) pela disponibilização da sua própria viatura ao serviço da empresa.

Em síntese, estes abonos têm como pressuposto e finalidade exclusiva, a atribuição de uma compensação ao trabalhador subordinado, ou aos membros do órgão de gestão, pelas despesas por estes suportadas em consequência de deslocações do seu local de trabalho habitual, ao serviço da empresa, devendo, pois, ser entendidos como um complemento à remuneração.

Na ausência de um regime geral ou especial aplicável às relações jurídico-laborais de direito privado, na matéria de atribuição destes abonos, tem vindo a ser aplicado a todos os trabalhadores por conta de outrem o quadro normativo estabelecido para as deslocações dos funcionários públicos ao serviço do Estado.

Os diplomas legais que consagram o regime jurídico do abono de ajudas de custo e transporte ao pessoal da Administração Pública encontram-se previstos (i) no Decreto-Lei 106/98, de 24 de Abril, para as deslocações em território nacional, e (ii) no Decreto-Lei 192/95, de 28 de Julho, para as deslocações ao estrangeiro.

As regras definidas nestes diplomas, apenas aplicáveis aos colaboradores da Função Pública, não obstam a que as empresas privadas livremente estabeleçam os montantes e as condições em que essas ajudas são abonadas, resultando, entre outros aspectos, que a dedutibilidade fiscal destes encargos não depende do facto dos montantes atribuídos serem iguais para todos os trabalhadores.

Enquadramento em IRC

Em sede do IRC, a atribuição destes abonos encontra-se submetida ao principio fundamental da dedutibilidade, previsto no artigo 23.º do respectivo Código (CIRC), porquanto apenas serão dedutíveis os que se destinem a fazer face a despesas de deslocação ao serviço da empresa, comprovadamente indispensáveis para a realização dos proveitos.

A alínea f) do número 1 do artigo 42.º do CIRC fixa a não dedutibilidade fiscal das “despesas com ajudas de custo e com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não facturadas a clientes, escrituradas a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efectuado, um mapa através do qual seja possível efectuar o controlo das deslocações a que se referem aquelas despesas, designadamente os respectivos locais, tempo de permanência, objectivo e, no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respectivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos, excepto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respectivo beneficiário“.

Por força do artigo 81.º do mesmo código são ainda tributados autonomamente, à taxa de 5%, “os encargos dedutíveis relativos a despesas com ajudas de custo e com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não facturadas a clientes, escrituradas a qualquer título, excepto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respectivo beneficiário, bem como os encargos não dedutíveis nos termos da alínea f) do n.º 1 do artigo 42.º suportados pelos sujeitos passivos que apresentem prejuízo fiscal no exercício a que os mesmos respeitam“.

Enquadramento em IRS

Na esfera do beneficiário (em IRS), e de acordo com a alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, consideram-se rendimentos do trabalho dependente as “ajudas de custo e as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal, na parte em que ambas excedam os limites legais ou quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado e as verbas para despesas de deslocação, viagens ou representação de que não tenham sido prestadas contas até ao termo do exercício”.

Assim, resulta que não estando as empresas directamente sujeitas às regras estabelecidas para a Função Pública, a atribuição destes abonos na esfera do beneficiário encontra-se dependente das referidas regras, condicionando via indirecta a fiscalidade em sede do IRC em virtude desta limitar a aceitação destes custos excepto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS.

Ainda na esfera da tributação do beneficiário destes abonos, de salientar que, de acordo com a parte final da alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, os adiantamentos efectuados aos trabalhadores subordinados a título de despesas de deslocação, viagens ou representação de que não tenham sido prestadas contas até ao termo do exercício, ou seja, sem que tenham sido apresentados os respectivos documentos justificativos (facturas, boletim itinerário, etc.), são considerados rendimentos do trabalho dependente, e por conseguinte sujeitos a IRS e a retenção na fonte, a efectuar pela entidade pagadora no final do exercício.

Cumulativamente, quando são atribuídos os abonos de ajudas de custo e/ou de compensação pela deslocação em viatura própria, e simultaneamente a entidade patronal paga as despesas com alimentação, alojamento e/ou deslocação, então aqueles abonos deixam de ter as respectivas naturezas, não se enquadrando assim em nenhuma norma de exclusão da tributação, pelo que deverão ser tributados em IRS.

Principais conclusões e sugestões de carácter geral

Em síntese, no momento da determinação de uma politica de atribuição dos abonos de ajudas de custo e quilómetros que minimize as incidências e as contingências de natureza fiscais, no contexto da moldura fiscal já enunciada, intimamente relacionada com as regras de atribuição definidas para os funcionários da função pública, entre outros, não deverão ser descurados os seguintes aspectos:

- A atribuição destes abonos deverá respeitar critérios de razoabilidade que possam ser justificados pela empresa e pelo trabalhador junto da Administração Fiscal.

- Deverão ser adoptados procedimentos de controlo que previnam a duplicação das compensações, através do pagamento simultâneo destes abonos e das despesas com alimentação (contra factura ou via subsídio de alimentação), alojamento e/ou deslocação.

- Deverão ser definidos, de forma individualizada ou em termos gerais, os montantes fixos a atribuir pelos quilómetros percorridos e pelas ajudas de custo no território nacional e no estrangeiro.

- No caso das deslocações em território nacional a percentagem de atribuição sobre a ajuda de custo previamente definida deverá atender à hora da partida e da chegada. Igualmente deverão ser atendidos aos critérios de localização e às distâncias percorridas relativamente às deslocações diárias e às deslocações por dias sucessivos.

- A atribuição do abono de ajudas de custo deverá ser inferior a 90 dias consecutivos.

- A nível fiscal, as ajudas de custo e a compensação pelas deslocações em viatura própria (quilómetros) deverão estar adequadamente suportadas por boletim de itinerário através do qual seja possível efectuar o controlo das deslocações a que se referem aquelas despesas, designadamente os respectivos locais, tempo de permanência, objectivo e, no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respectivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos.

- A assinatura do trabalhador e dos responsáveis pela recepção e autorização destes boletins deverão ser efectuadas sempre por punho próprio dos respectivos intervenientes.

- Nos casos em que as ajudas de custo e/ou de compensação pelas deslocações em viatura própria venham a ser facturadas a clientes, e por esse motivo inteiramente aceites como custo em sede de IRC e não sujeitas a tributação autónoma, então, as facturas emitidas deverão identificar claramente a natureza dos encargos facturados.

Estas situações não dispensam o adequado suporte através dos boletins de itinerário que permitam, a todo o momento, atestar da respectiva legitimidade de atribuição e da verificação dos demais requisitos legais e fiscais.

(via Boletim Fiscal / Tax Letter MAZARS, nº 5, Setembro de 2007)

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28 respostas

29 01 2008
antónio

Li esses decretos todos e fiquei sem saber quanto é que pagam ao kmº em viatura própria.

29 01 2008
Leonel Vicente

Pode consultar este artigo:

http://leonelvicente.wordpress.com/2008/01/11/actualizacao-de-remuneracoes-e-ajudas-de-custo-2008/

Para 2008, o valor por km é de 0,39 € (em 2007, era de 0,38 €).

16 06 2009
Filipa Ferreira

Exmo. Senhor,

Obrigada pelas informações disponibilizadas no seu site. Relativamente às ajudas de custo, uma vez que os diplomas legais que as definem dizem apenas respeito à função pública, os seus termos bem como os limites de valor isentos de IRS publicados para cada ano aplicam-se, da mesma forma, às empresas privadas?

Grata pela atenção.

Com os melhores cumprimentos,

Filipa Ferreira

22 02 2008
José Alberto Oliveira

Nas ajudas de custo ao Km, é possível acrescer a este valor as Portagens???

Obrigado

13 03 2008
Filipa Silva

Queria saber o que é possível fazer quando a empresa não paga esses Km nem as despesas que um comercial faz em nome da mesma ( gasolina, portagens, etc ) após entrega das facturas. Obrigada !

14 03 2008
Sérgio

Sra. Filipa Silva, é fácil – consulte um advogado.

20 03 2008
Ana Rodrigues

Quando as ajudas de custo, ou Km em viatura própria do trabalhador são facturadas ao cliente, elas devem sê-lo com IVA? Ou devem ser facturadas como sendo uma mera transferência de custo (sem IVA)?

Cps

2 05 2008
delfim pinto

sou deslocado temporal a 260 km, da sede. Trabaho no privado viajo em tramporte propio, que devo receber por km e portagens??
Qual a tributação??

11 05 2008
sofia

Moro na Maia. Sou médica de clínica geral e fui colocada a 65km de casa. Tenho direito a ajudas de custo em relação ao combustível?

20 05 2008
CRISTINA PEREIRA

GOSTARIA DE SABER SE AS AJUDAS DE CUSTO ESTÃO SUJEITAS A DESCONTOS PARA A SEGURANÇA SOCIAL

27 05 2008
Sérgio Correia

O Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de Abril, não define as formas e procedimentos atinentes á concessão do abono de ajudas de custo e transporte.
Por exemplo: É necessário uma autorização prévia, e um cabimento prévio (por parte da entidade patronal ou com poderes de gestão) para que um funcionário (público ou privado se desloque em serviço)?
Quais as formalidade dessa autorização e cabimento?

5 06 2008
Ana Paiula

Boa tarde!

As ajudas de custo que nao sao tributadas em sede de IRS devem constar do recibo de vencimento?

Pode cumular-se o pagamento de ajudas de custo com a atribuiçao de tickets de refeiçao a um trabalhador?

obrigada

7 07 2008
Carlos Brito

As ajudas de custo estão condicionadas aos índices de vencimento? (no caso de privados)

10 07 2008
A. FIGUEIREDO LOPES

OS BOLETINS DE AJUDAS DE CUSTO DOS FUNCIONÁRIOS PÚBLICOS (M nº 683) TÊM DE SER OBRIGATORIAMENTE OS ORIGINAIS DA INCM?
PODEM SER FOTOCÓPIAS OU FORMATO DIGITAL?

8 10 2008
catarina cristovao

a minha pergunta é: Porquê que existe um mês em que não nos é pago as ajudas de custo, e estou a falar de ajudas de custo normais, refeiçoes, transporte que sao pagas para que o patronato possa pagar so vencimento base , o salario minimo e aumente drasticamente com as ajudas de custo o vencimento, mas chegam os subsdios de ferias e de natal e nao estao la as ajudas de custo cm é obvio, mas porquê que existe alem destes subsidios existe um mês que o patrao nao e obrigado a pagar as ajudas de custo?
E é legal pois foi dito pela contabilista …

8 10 2008
Leonel Vicente

Se bem percebo a última questão, o mês em que não são processadas ajudas de custo deverá corresponder ao mês de férias, em que, não estando o trabalhador ao serviço, não terá despesas ‘reembolsáveis’ com deslocações e alimentação.

17 10 2008
Maria Fatima

Boa tarde
tenho que agrafar as facturas de refeiçao, hotel e transporte ao boletim de itenerário quando entrego à entidade patronal?
Obrigado
Fatima

7 12 2008
Diogo

Boa noite.
Gostaria de saber em situações é que as ajudas de custo podem ser taxadas?
Obrigada

8 09 2009
laura

Qualquer funcionário publico que precise deslocar-se em serviço, só recebe os transportes, referente à sua deslocação ou também recebe ajudas de custo?

27 10 2009
Margarida Gomes

Boa tarde, gostava de saber metendo ajudas de custo, se pode meter créditos, para além do horário de serviço : 9:00H – 12:30H e 14:00H – 17:30H,
obrigada

7 11 2009
Ana Brito

Boa tarde
Gostaria que me elucidasse sobre se é possivel um gerente não remunerado apresentar kms e ajudas de custo? E se em caso afirmativo, estas ultimas podem ser equiparadas em valor às ajudas de custo dos membros do Governo (69.19€).

Grata pela disponibilidade.
Cumprimentos

28 09 2010
João Ramos

Boa noite
Gostaria esclarecer uma dúvida relativa a uma alínea no meu recibo salarial:
- Abono por isenção de horário.
Já tentei pesquisar e não encontro nada referente a “Abono”, apenas isenção de horário.
Infelizmente estou de saída da empresa e gostaria de estar informado em relação a este assunto na altura de acerto de contas.

Grato pelo ajuda
João Ramos

3 11 2010
José Ciríaco

Exmo Senhor

Fui prestador de serviços a uma empresa, exercendo a minha actividade em todo o Alentejo obviamente percorria imensos km com a minha viatura. Não havia contrato de trabalho e a empresa nunca me pagou um único Km, o que devo fazer?

Atentamente
José Ciríaco

17 11 2010
Carlos Gil

Caro amigo:
Se não fosse pedir demais gostaria se possivel que me informasse do seguinte:
Os quilometros são contados e pagos como? Desde o local de trabalho, até ao destino? ou desde a tabuleta onde indica as localidades de partida e chegada?
Obrigado

1 09 2011
Calado

Boa tarde,
se puderem por favor esclareçam-me:
No caso em que faço 8 horas de seviço num cliente e tenho 2 horas de viagem para cada lado, há alguma legislação que diga claramente se a empresa deve ou não pagar estas 4 horas suplementare?

3 09 2011
caterina faustino

Gostaria de saber a partir de quantos kms é atribuida a ajuda de custo de deslocação, visto eu ter sido colocada a mais de 50kms da minha area de residencia.
Agradecia yma resposta.obrigada pela atençao.

4 01 2012
Mario Guerreiro

Boa tarde, sou trabalhador dependente e muitas são as vezes que tenho que me ausentar ao serviço da empresa estamos a falar de máis de 300km do meu local de trabalho e pernoitar onde vou trabalhar a empresa assume os custos de Hotel, refeições e combustivel a minha pergunta é se não tenho direito a um abono por estar ausente e longe do meu local de trabalho e de casa.
Obrigado

25 03 2013
Carlos Manuel Agostinho de Sousa

Olá bom dia, tenho uma duvida, o pagamento de Km está dependente das distancias de 20 ou 50 KM?
O que acontece na realidade é que, o funcionário coloca à disposição da entidade patronal a sua viatura, quer percorra 1 ou mais KMs, não deve no meu entender ser penalizado duplamente, paga a manutenção da viatura e o gasóleo, em suma, paga para trabalhar.
Cumprimentos Carlos Agostinho

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